如果員工們能夠?qū)ψ约旱墓ぷ鲿r(shí)間安排有更好的了解，能夠?qū)⒏鞣N會議同自己的工作更好的協(xié)調(diào)，那么才能使他們避免在會議上浪費(fèi)不必要的時(shí)間。他們能夠判斷出哪些會議是有意義的，哪些會議是沒有意義的。沒有必要的會議很容易就能判斷出來。 　　
要通過各種方式來提高可行性會議的時(shí)間利用率。通過對會議目標(biāo)、日程和預(yù)期的交流可以使所有的與會者對會議內(nèi)容有更好的了解，更好的進(jìn)行準(zhǔn)備，這樣有利于節(jié)省會議時(shí)間。 　　
員工會議應(yīng)該定期舉行，但是這些會議對時(shí)間的浪費(fèi)有時(shí)會令人覺得難以置信。時(shí)間評定通常能夠使這種狀況得到改善。 　　
對所有的小組任務(wù)、分配情況、起/止時(shí)間、預(yù)計(jì)工期、實(shí)際工期以及備注的隨時(shí)記錄可以為員工會議的準(zhǔn)備和管理提供一個(gè)非常有效的工具。通常，要指定專人對會議內(nèi)容進(jìn)行記錄，適當(dāng)更新小組工作計(jì)劃，并且在下一次會議召開之前將所有的有關(guān)材料發(fā)送到所有的與會者手中。這能夠使員工們及時(shí)糾正問題，及時(shí)對工作計(jì)劃進(jìn)行更新，并且為接下來的會議做好準(zhǔn)備。 　　
已經(jīng)完成的工作任務(wù)可以從主要計(jì)劃當(dāng)中轉(zhuǎn)移出來，轉(zhuǎn)移到一個(gè)獨(dú)立的區(qū)域當(dāng)中。計(jì)劃主要是列出現(xiàn)在正在進(jìn)行的工作任務(wù)，作為小組時(shí)間管理的工具。同時(shí)，計(jì)劃還能夠提供那些極為有益的已經(jīng)完成的項(xiàng)目的詳細(xì)資料。 　　
了解項(xiàng)目持續(xù)的實(shí)際時(shí)間與預(yù)計(jì)時(shí)間的對比能夠給我們帶來很多的意外和收益。通過對自己的工作活動的追蹤，管理人員們能夠?qū)λ麄冋J(rèn)為一個(gè)項(xiàng)目要持續(xù)的時(shí)間同實(shí)際持續(xù)的時(shí)間的對比有一個(gè)清楚的認(rèn)識。這種認(rèn)識能夠使他們對完成工作任務(wù)所需要的時(shí)間的預(yù)計(jì)得到改進(jìn)。項(xiàng)目持續(xù)時(shí)間的預(yù)計(jì)將變得更加實(shí)際，從時(shí)間、成本及范圍等多個(gè)方面來看，公司的項(xiàng)目計(jì)劃也將因此而得到很大的改善。 　　
同樣，隨著這一過程的不斷改進(jìn)，操作任務(wù)、小組任務(wù)以非常他各項(xiàng)任務(wù)的時(shí)間預(yù)計(jì)也將更為準(zhǔn)確。由于對無法如期完成工作任務(wù)的原因有了更為清楚的了解，員工們也能夠找到更好的如期完成任務(wù)的途徑。對項(xiàng)目持續(xù)的實(shí)際時(shí)間與預(yù)計(jì)時(shí)間的對比的了解不僅能夠使對項(xiàng)目持續(xù)時(shí)間的預(yù)計(jì)變的更為準(zhǔn)確，而且能夠使員工的時(shí)間利用情況得到改進(jìn)。　　通過對項(xiàng)目持續(xù)時(shí)間預(yù)計(jì)的更為清楚的認(rèn)識，管理人員在為每項(xiàng)新的工作任務(wù)預(yù)計(jì)工期時(shí)將更為準(zhǔn)確，在現(xiàn)有工作任務(wù)的工期需要重新計(jì)劃或是調(diào)整時(shí)也能夠有所意識，并且不會由于不合理的時(shí)間預(yù)期而引起時(shí)間管理上的問題。